Hoe komt het dat sommige mensen veel meer gedaan lijken te krijgen dan andere mensen zonder dat ze veel meer uren in hun werk stoppen? Rond deze vraag is een hele business ontstaan van time management publicaties en trainingen. Het lijkt dan ook lastig iets nieuws aan deze discussie toe te voegen. Een recent verschenen boek zette mij echter aan het denken om weer eens kritisch naar mijn eigen persoonlijke productiviteit te kijken…

De hele dag aan het multi-tasken?

De meeste van ons zijn de hele dag door aan het multi-tasken. We lopen van overleg naar overleg, er komen voortdurend emails, sms en whats app berichten  binnen en klanten en/of collega’s bellen ons op of lopen binnen met allerhande vragen en problemen. Zo schakelen we steeds tussen de ene activiteit en het andere en verkeren we in een voortdurende toestand van semi-afgeleid zijn.

In het begin dit jaar verschenen boek,  Deep Work: The Secret to Achieving Peak Productivity van de Amerikaanse professor Cal Newport, beschrijft hij hoe funest dit is voor je persoonlijke productiviteit en waarom dit zo is. (En wat je er tegen kunt doen).

Een formule voor persoonlijke productiviteit?

Hij introduceert in zijn boek op basis van onderzoek de volgende formule voor persoonlijke productiviteit: de kwaliteit van het geleverde werk is een resultante van de tijd die je aan het werk hebt besteed vermenigvuldigd met de intensiteit waarmee je dat doet. Met andere woorden door het verhogen van de intensiteit waarmee je aan een taak werkt heb je minder tijd nodig om een zelfde kwaliteit van het resultaat te bereiken.

Hij geeft ook een verklaring waarom dit zo is. Blijkbaar werken onze hersenen zo dat iedere keer dat je aandacht van de ene activiteit op de andere activiteit overgaat, er een klein beetje aandacht “achterblijft” bij de oorspronkelijke activiteit. Het duurt even voordat je je voor de volle 100% op de nieuwe taak kan richten. Dit principe geldt zelfs wanneer je de oorspronkelijke taak eerst volledig afrond. Het wordt zelfs nog erger als je tussendoor je email checkt en besluit nog niet te reageren op een mail, er blijft dan ook daar weer een beetje aandacht achter.

Multi-tasken, funest voor de productiviteit?

Het gevolg hiervan is duidelijk. Het door ons allemaal zo geliefde Multi-Tasken is funest voor de productiviteit. Zijn pleidooi is dan ook om blokken tijd in te bouwen waarin je volledig met je aandacht bezig bent om een activiteit af te ronden en alle vormen van mogelijke afleiding uit te bannen. Hij noemt dit “deep work”. Dus niet tussendoor je email even checken, telefoontje aanpakken of een collega te woord staan.

Het lijkt wellicht voor de hand liggend maar kijk maar eens kritisch naar je eigen gedrag, hoe vaak laat jij je ongemerkt afleiden?

Overigens, terwijl ik  bezig was met dit bericht, heb ik me laten afleiden door een binnenkomend app’je, een telefoontje aangepakt en iemand die binnenliep te woord gestaan…

Als adviseur van MKB ondernemers delen wij de passie u nog succesvoller te willen maken. Daar hoort ook bij dat we regelmatig dit soort tips met u willen delen. Op onze website kunt u meer interessante berichten lezen en u aanmelden voor MKB updates.

Wilt u als ondernemer meer duidelijkheid over uw productiviteit? Neem dan contact met mij op of kijk dan op onze website voor een ervaren adviseur in uw regio die een klankbord kan zijn bij deze vraagstukken.